“虚拟团队”的管理是近年来越来越多经理人关心的话题。所谓“虚拟团队”是指由分布在不同地方的工作人员共同组成的团队。虚拟团队使得企业突破了空间的限制，但同时也带来了管理的难题：如何进行有效的沟通？如何进行信息共享？如何增加相互了解和信任？如何提高工作效率等等，这些都是管理者面临的难题。
举一个简单的例子：电话会议是管理“虚拟团队”的行之有效的手段，可是很多电话会议是怎么开的呢？一群员工围挤在免提电话周围，大声喊叫。由于彼此见不着面，与会人员可能会无意识地打断对方，也可能遗漏重要的视觉信号，很多会议还没开完已经从一个大会演变成了若干个小会。
“虚拟团队”管理难题
南方李锦记是香港李锦记集团旗下专门从事中草药健康产品开发与销售的独资子公司。自1992年成立以来，以“思利及人”为核心价值观，秉承“永远关怀、永远合作、永远创业”的企业精神和务实稳健的经营作风，在同行业中取得了领先的地位， 2005年公司被评为“亚洲最佳雇主”及“中国最佳雇主”。
随着公司不断地发展，南方李锦记也遇到了“虚拟团队”的管理难题：公司在全国有30多家子公司，市场业务部门日常会议繁多，集中会议的成本太高，进行一次全国范围内的培训教育和市场业务工作会议就需要花费至少几万元，因此，电话会议成了经常性的管理手段。
寻找“利器”
“公欲善其事，比先利其器”，在这种情况下，南方李锦记开始寻找视频会议解决方案厂商来帮助自己。
南方李锦记在业内进行慎重的比较和选择。首先，该系统不仅能够支持专线，而且要能兼容宽带互联网。一来专线接入费用比较高；二来如果脱离专线网络，就会普遍存在带宽不足、瞬时拥塞、高丢包率等问题，视音频质量很难达到令用户满意的水平。其次，企业要提高自己的竞争力，成本是一个重要的考虑因素。在综合各种因素，广泛论证之后，该公司决定选择一套软硬结合、能在互联网上实现高清晰度视频、高性价比的视频会议系统。
“形散神不散”
2006年1月，经过对视频会议厂商的调研、考察，产品测试，南方李锦记认为与同类方案相比，瑞福特SMART IN ONE视频会议系统具有高清晰、多接入、多网络、高稳定、高安全、先进性、人性化、专业性的特点，并且其良好的服务支持体系、优异的性价比和扩展性可充分满足二期的扩容需要，SMART IN ONE最终成为南方李锦记的选择。一期工程采用SM-MCU-3016视频会议多点控制器，5台SM980会议室硬件终端，16套软件SM300桌面终端。
据了解，瑞福特SMART IN ONE包含视频会议服务器、硬件会议室终端和软件桌面会议终端等，在全球范围首次实现了在互联网上的“软硬兼施”。其中，硬件MCU保证了会议的稳定性；硬件会议室型终端保证与会者得到极高的音视频效果；软件桌面终端则大大降低系统的整体造价成本。由于大量掌握并运用了新一代视频会议系统的全部12项核心技术，包括通信协议技术（完全自主知识产权的RVCP和H.323）、高端视音频编解码技术（MPEG-4）、DSP技术（Equator芯片）、网络传输的质量保障体系（QOS）等，Smart In One能轻松支持Internet网络、Internet与专线混网、专线等多种复杂环境下，多达几百点的大容量并发用户的高清晰视频会议。并且拥有数据协作和多媒体应用功能，轻松实现文档共享、同步浏览、电子白板、文件分发、桌面共享等强大功能。
采用了smart in one视频会议系统后，南方李锦记公司总部与30多个分子公司召开会议方便及时，极大地提高了企业的凝聚力，合作更加紧密和高效。南方李锦记相关负责人对新上马的视频会议系统非常满意。他说，现在要进行一次全国范围内的培训和市场业务工作会议最多只需要三天时间准备，而一年所节约的会议经费就可以收回该套系统的全部投资。
作者：赛文